Vi bruger cookies på vores hjemmeside. Læs mere i vores Privacy Policy
Få nyhedsbrev
RSS Feed

Sådan bliver du hørt! Fem tips til bedre kommunikation


På årets SkoleIntra Træffet i Kolding i september præsenterede kommunikationsrådgiver Christian Grønning, Kreab, spilleregler for god skriftlig kommunikation. Her får du essensen i en meget kortfattet version. Brug fx de gode råd, når du skal kommunikere på hjemmesiden eller i SkoleIntra.

1. Hvad vil jeg sige?

Det er naturligvis vigtigt at gøre dig klart, hvad det primære budskab er. Fortæl hvad du har på hjerte og sig det klart og tydeligt, så din målgruppe forstår det. Tag udgangspunkt i, hvordan du gør det personligt relevant for modtageren. Jo mere budskabet pakkes ind, jo større er risikoen for, at meningen går tabt eller bliver misforstået. Og hvad menes der så med at pakke budskabet ind?

Eksempel:

Kære forældre
Fredag før sommerfesten havde Ingeborg fra 0A sin talende abe med. Da hun skulle hjem, kunne hun ikke finde den. Nu har vi kigget og kigget og ventet på, at der blev ryddet op i forbindelse med sommerferien og håber på, at den skulle komme frem af gemmerne – men desværre nej.
Derfor sender jeg denne mail for at høre, om I har set eller ved et uheld har fået en talende abe med ét øre med hjem. Den er meget savnet herhjemme.
Jeg kan træffes på xx xx xx xx
Billede af den, da den endnu havde 2 øre, :0) er vedhæftet
Tak for hjælpen
Mvh Kirsten

Teksten herover er et eksempel på et budskab, der er pakket så grundigt ind i hyggesnak, at det næsten forsvinder. Det samme kunne være sagt langt kortere og mere præcist sådan her:

Efterlysning!
Hvem har set min talende abe (tøjdyr)? Jeg havde den med til sommerfesten den xx. juni og har ikke set den siden. Ring til min mor Kirsten på tlf. xx xx xx xx, hvis du har set den. Jeg savner den meget.
På forhånd tak for hjælpen
Mvh Ingeborg 0A

2. Hvorfor vil du fortælle det?

Tænk altid over, hvad du vil med informationen. Vil du gerne påvirke nogen til at gøre noget? Skal modtageren for eksempel svare på din besked? Er det ren information? Eller vil du gerne påvirke modtageren til at mene det samme som dig? Hvad mon formålet med nedenstående besked egentlig har været?

Eksempel:

Kære forældre i 1. b
Jeg har i dag været på besøg i klassen for at lave nogle observationer på Torsten og hans undervisning.
Som lovet på forældremøderne kommer både Lise, Anders og jeg rundt i klasserne nu og ser en masse undervisning :-)
Jeg havde fornøjelsen af at deltage i matematik fra kl. 9.00 - 10.30 og var rigtig imponeret af både undervisningen og jeres børns arbejdsindsats.
Torsten er ved at indarbejde en arbejdsform med værksteder, og det tager jeres børn rigtig godt imod. Det er ikke lige let for alle at administrere den selvstyring der er i arbejdsformen, men alle elever arbejdede rigtig flot med de værksteder, de havde.
Alt i alt var det en fornøjelse at være på besøg, og jeg glæder mig til at komme forbi en anden gang!
Rigtig god weekend til jer alle!
Mvh.
Skolelederen

Har der været ønsker fremme fra forældrene om at overvåge Torstens undervisning, eller er der nogle urolige børn i klassen, der ikke kan arbejde selvstændigt? Det skulle man nok ha’ deltaget i forældremødet forud for at forstå. Det fremgår nemlig ikke af teksten. Det er vigtigt at holde sig for øje, hvad formålet med kommunikationen er. Ellers risikerer man at skabe grobund for misforståelser.

3. Hvem er din målgruppe?

Når vi nu ved, hvad vi vil fortælle, og hvorfor vi vil fortælle det, har vi sikkert også et billede af hvem, vi gerne vil tale til. Det er vigtigt at gøre sig klart, om du og modtageren er på samme side, eller om modtageren måske skal overbevises for at sympatisere med dine holdninger.

Her er nogle vigtig ting, man bør tage med i sine overvejelser om modtageren, når man skal formulere/skrive sin besked:

Hvilken viden har modtageren i forvejen om det emne, du skal fortælle om? Vil det være nødvendigt at give lidt baggrundsinformation for, at budskabet kan blive forstået, eller har modtageren det samme udgangspunkt som dig for at forstå teksten?

Hvis du gerne vil overbevise modtageren eller vinde vedkommendes sympati, er det vigtigt at vide, hvor modtagerens sympati ligger nu.

Og sidst men ikke mindst: Er det den rigtige person, du kommunikerer med? Alt for megen information sendes til folk, der ikke har brug for eller interesse i at vide det.

Det gælder for eksempel i det tilfælde, hvor du sammen med 20 andre modtager en mail med en invitation til et møde. Er det så vigtigt, at alle de andre får at vide, om du kan deltage eller ej? Nej vel. Det er fint, at mødearrangøren ved det.

4. Hvilken kanal skal jeg vælge?

Det er nemt, hurtigt og effektivt at sende en mail, når man gerne vil have et budskab ud til mange mennesker. Men overvej altid hvilken måde, der er mest hensigtsmæssig at kommunikere på. Mange misforståelser opstår, fordi det, vi skriver, opfattes anderledes, end det er ment.

Hvis noget for eksempel er lidt kontroversielt, kan det være svært at få ned på skrift og endnu sværere at forstå på nøjagtig den måde, afsenderen mente det. Her er det ofte en god idé at skifte kanal - for eksempel at tage snakken over telefonen.

Mange misforståelser bliver afværget, når man kan tale om tingene og måske endda mødes. Her får man nemlig modtagerens umiddelbare reaktion og kan nå at ændre og forklare sit budskab, hvis man kan mærke, at det ikke bliver opfattet på den måde, det var tænkt. Det visuelle har også betydning, når man skal vælge sin kanal.

Der er nogle ting, der forklares bedst og mest overskueligt, når det kan stilles op systematisk i et brev eller en mail. På samme måde kan det være vigtigt, at modtageren har noget på skrift om dit budskab, som kan gemmes.

5. Test, test og atter test!

Sidst men ikke mindst - det er en rigtig god idé at teste hele processen på en anden person. Det, du har tænkt og skrevet, er muligvis ikke det, en anden læser. Udvælg en testperson, der kan læse din tekst igennem og fortælle dig, hvordan budskabet bliver opfattet, hvordan han/hun vil reagere på indholdet, og via hvilken kanal man vil forvente at modtage den slags beskeder.

Hvis det er muligt så vælg en person, der ikke ligner dig selv med hensyn til uddannelse, alder, køn og job - og vær åben overfor den tilbagemelding, vedkommende giver dig!

No comments (Add your own)

Add a New Comment


code
 

Comment Guidelines: No HTML is allowed. Off-topic or inappropriate comments will be edited or deleted. Thanks.

Video Få en demo Kontakt os